Cet article aborde les points suivants :
- #Point n°1 : Ayez une détermination spécifique à l'esprit.
- #Point n°2 : Commencez par présenter votre but
- #Point n°3 : Structurez votre argument de soutien en légères parties
- #Point n°4 : Renforcez chaque argument avec des preuves.
- #Point n°5 : Mentionner encore une fois votre but comme un "appel à l'action"
- Exemple mail de relance professionnel gratuit
#Point n°1 : Ayez une détermination spécifique à l'esprit.
Le but d'un e-mail est toujours de solliciter aux destinataires de saisir une décision quelconque. Sinon, pourquoi en prendre la peine?
Comme suite logique, avant d’écrire quoi que ce soit, posez-vous la question ultérieure : Quelle conclusion précisément je souhaite que le récepteur prenne? Comme pour tout email commercial, l'imprécision est loin d’être utile.
Plus le but sera clair, plus votre e-mail sera concluant.
>> Comment écrire un mail de relance !<<
#Point n°2 : Commencez par présenter votre but
La mise en avant de votre but est une proclamation de la décision que vous désirez que le destinataire fasse, et ce en fonction du contenu de votre courrier électronique. À l'école, ils vous ont probablement appris à commencer par une introduction.
Dans le domaine professionnel, ceci est faux. Personne dans le monde des affaires n'a le temps de parcourir le développement d'une idée. Si vous ne leur dites pas la raison de l'e-mail immédiatement, il y a de fortes chances qu'ils passent à autre chose.
Donc, vous commencez avec votre conclusion. Par exemple, supposons que votre objectif soit de faire approuver par votre patron une salle de détente interne.
Ce serait faux d’écrire ceci :
Monsieur, Comme vous le savez, l’absentéisme des employés est généralement reconnu comme un problème permanent avec une forte incidence financière, à la fois dans notre entreprise et dans d’autres sociétés de nos industries. Par conséquent, nous devrions envisager d'allouer des fonds pour l'installation d'une salle de détente dans notre siège.
Ce qui est probablement plus adéquat à écrire dans ce cas sera :
Paul, J’espère que vous approuviez l'installation d’une salle de détente interne.
#Point n°3 : Structurez votre argument de soutien en légères parties
Une fois que vous avez formulé votre but, regroupez les arguments qui appuient la décision que vous souhaitez prendre. Pour rendre vos arguments "digestibles", divisez-les en petits éléments et présentez chaque point avec un format et une structure de phrase similaires.
Evitez surtout d’écrire ceci :
Selon un rapport publié récemment par le gouvernement, la condition physique et morale des groupes est extrêmement importante! De nombreuses entreprises identifient la condition physique et morale comme un atout concurrentiel sous-évalué, mais n'ont pas de plan d'amélioration dans ce domaine, même si la condition physique est étroitement liée à la réussite économique et personnelle des entreprises et des individus. Je pense que si nous n'abordons pas la question de la forme physique et la détente morale car cela améliore la productivité au travail, nous serons laissés pour compte.
Par contre, il serait plus approprié que vous vous exprimiez en bref
Une salle de détente sur place:
- Réduira l'absentéisme.
- Augmentera la productivité globale.
#Point n°4 : Renforcez chaque argument avec des preuves.
À moins que vous ne fournissiez des faits qui étayent vos arguments, votre e-mail devient un géant. Si vous donnez des faits solides et des opinions, vous aurez probablement l’impression d’être un géant aux yeux du destinataire... eh bien, vous avez l’idée.
Une salle de détente interne réduira l'absentéisme, car les gens voudront venir au travail plutôt que de rester à la maison et ils ne seront pas tellement malades.
Réduire l'absentéisme : Selon une enquête menée par l’Institut national de la santé auprès de 1 000 entreprises, les entreprises employant des salles de détente sur place subissent 20% moins d’absentéisme que celles qui ne disposent pas de telles installations.
#Point n°5 : Mentionner encore une fois votre but comme un "appel à l'action"
À la fin de l'e-mail, reformulez la conclusion de manière à ce que le destinataire passe à l'étape suivante, en supposant que le destinataire accepte désormais votre idée, basée sur la force de vos arguments et de vos preuves. Restez simple et précis.
Votre soutien pour ce projet serait grandement apprécié.
Dès que vous répondez à cet e-mail avec approbation, le processus démarrera.
Exemple mail professionnel gratuit
À: AAA@AAAA.fr
Objet: Comment réduire l'absentéisme
Paul,
J’espère que vous approuviez l'installation d'une salle de détente interne. Cette volonté:
- Réduira l'absentéisme. Selon une enquête menée par l’Institut national de la santé auprès de 1 000 entreprises, les entreprises employant des salles de détente sur place subissent 20% moins d’absentéisme que celles qui ne disposent pas de telles installations.
- Augmentera la productivité. Nous avons 50% plus d'absentéisme que les autres entreprises de notre secteur. Réduire ce nombre de 20% augmentera automatiquement notre productivité de 10%.
Dès que vous répondez à cet e-mail avec approbation, le processus démarrera.
Jean
