Comment écrire un mail de relance : Le guide complet [2019]

Il peut s’avérer pénible d’écrire un mail de relance. Il est parfois nécessaire de relancer une personne pour un besoin spécifique, cependant, il faut garder une image saine de sa marque ou de son poste.

Pour ce faire, il faut opter pour un vocabulaire à la fois accueillant et aimable. N’hésitez pas de faire un rappel de l’objectif de votre email pour que votre interlocuteur ait une idée de l’objectif de votre contact.

N’oubliez pas de vérifier votre orthographe ainsi que votre ponctuation pour que vous ayez l’air professionnel.

Sommaire de ce guide :

• Point #1 : Accueillez votre interlocuteur
• Point #2 : Faites rappeler votre destinataire de qui vous êtes
• Point #3 : Employez un aspect d’euphémisme pour dulcifier le contact
• Point #4 : Essayez de ne pas être long
• Point #5 : Omettez tout ce qui est non nécessaire
• Point #6 : Terminez votre relance par des expressions de salutation
• Point #7 : Quelle durée faut-il compter avant de relancer votre interlocuteur ?
• Exemple d'un mail de relance

Point #1 : Accueillez votre interlocuteur

Il est préférable, s’il s’agit d’un contexte professionnel de commencer votre email par une salutation Standard. Bien que presque tous les emails commerciaux commencent presque par la même forme, vous pouvez chercher à utiliser un ton convivial afin d’enlever certaine barrière entre le destinataire et vous.

Vous pouvez par exemple opter pour les termes d’accueil familiers tel que Salut, Cher, etc... Tout en plaçant le nom de votre destinataire après l’expression d’accueil choisie.

Point #2 : Faites rappeler votre destinataire de qui vous êtes

Ne soyez surtout pas monotone et glacial ! Sinon votre email sera dirigé vers la corbeille. Essayez de rappeler à votre interlocuteur une ancienne expérience que vous avez vécue.

Vous pouvez utiliser ce genre d’expressions pour faire rappel à une action passée :

• J’espère que vous êtes content de nos services
• Cela fait à peu près un mois que nous avons pris contacte ensemble
• Etant un client fidèle, votre satisfaction est l’une de nos priorités

Point #3 : Employez un aspect d’euphémisme pour dulcifier le contact

Dans le cas où votre dernier contact remonte à un peu de temps, je pense qu’il est plus adéquat de présenter un prétexte pour justifier l’envoie de cette relance client par mail.

Ci-dessus, je vous présente quelques exemples de ce que vous pouvez dire :

• Suite à votre fidélisation, je me permets de vous rappeler pour vous faire parvenir en avant-première un accès prioritaire à notre nouvelle offre.
• Nous avons eu une activité à la hausse ces derniers jours, et je tiens à vous remercier pour votre fidélité
• Il est clair que vos projets vous en un peu pris de notre enseigne, je reprends contacte avec vous pour vous remercier de votre affection à notre qualité…

Soyez courtois

Il faut surtout être conscient qu’une relance peut arriver à un moment dur de la vie du client, soyez courtois, et essayer de passer votre message poliment.

Ne négligez jamais l’importance des formules de politesse comme «s'il vous plaît» et «merci» et utilisez d’autres expressions courtoises comme :

• Je m’excuse de ne pas pouvoir vous contacter plus tôt
• Je vous prie de bien vouloir me parvenir votre réponse dans les délais les plus brefs
• Merci d’avoir consacré votre temps pour nous répondre,
• Nous serons ravis de vous lire très bientôt

Point #4 : Essayez de ne pas être long

Il est habituellement véridique que l’emploi des expressions de politesse nécessite des phrase plus élancées. Il est important dans ce cas de savoir comment aller droit au but tout en étant courtois. Favorisez les phrases simples pour avoir une réponse positive.

Suivez ce chemin: Accueil → Liaison particulière → Relance → Confirmation

Evitez les indications superflues Faites en sorte que tout ce que vous écrivez soit important à mentionner.

Dans certains cas, il est inutile de trop détailler les choses de peur que le client ne s’ennuie avant d’arriver à l’objectif de la relance.

Point #5 : Omettez tout ce qui est non nécessaire

Usuellement, les expressions comme «beaucoup», «certainement», «exceptionnellement» et «décidément» n’ont aucun intérêt à part rendre votre email de relance long est inutile .

Point #6 : Terminez votre relance par des expressions de salutation

Les salutations sont indispensables au début comme à la fin de l’email. Vous pouvez opter pour des termes tels que "Amicalement", "Chaleureusement", et "Fidèlement " .

N’oubliez pas de signer votre email après l’avoir clôturer. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez noter avec votre signature électronique gratuite :

• Au plaisir de vous recontacter

• A très bientôt

• Au plaisir

• Une bonne fin de journée

Point #7 : Quelle durée faut-il compter avant de relancer votre interlocuteur ?

Maintenant que vous avez fini avec la rédaction, il faut s’attendre que le client ne soit pas intéressé pour le moment de ce que vous lui parler.

En effet, votre style rédaction vous fera gagner l’attention de votre client, cependant, il est essentiel de vous mettre à la place du client et penser à horaire d’envoi adéquat à ses disponibilités.

Vous devez attendre au minimum 3 jours pour pouvoir recontacter votre interlocuteur histoire de ne pas le bombarder avec votre offre car il n’est pas sûr que votre email a été lu le même jour où vous l’avez envoyé.

Généralement, il est mieux d’attendre quelques jours avant chaque relance pour ne pas donner l’impression de solliciter un intérêt non souhaité.

Exemple mail de relance