Accueil téléphonique externalisé avec gestion d’agenda

Entre accueil téléphonique, prise et gestion des rendez-vous, classement des priorités, prise en charge rapide des imprévus et des urgences, la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous en interne peut vite devenir incontrôlable pour votre assistante ou votre secrétaire.

Un manque d’organisation dans la gestion du planning ou une mauvaise gestion des rendez-vous peut potentiellement provoquer l’insatisfaction de vos clients. Un oubli, une erreur dans la gestion de votre agenda peut également vous faire perdre un prospect, un client ou un patient. Un agenda bien organisé, des rendez-vous clients confirmés, des annulations et des reports bien gérés, tous ces facteurs sont indispensables à la performante et au succès de toute activité commerciale et de toute profession libérale.

Business and Services Solutions vous propose un service de gestion d’agenda performant en temps réel vous permettant de gagner en efficacité, d’optimiser vos journées de travail et vous recentrer sur votre métier. Au sein de notre centre d’appel multicanal, nos télésecrétaires dédiées organisent, gèrent et synchronisent vos agendas et vos rendez-vous via différents canaux : téléphone, mails et sms.

Votre agenda à portée de clic partout où vous vous trouvez

BSS mobilise toute l’expertise de son centre d’appel offshore spécialisé en gestion de la relation client à distance, pour vous fournir un service de gestion d’agenda à distance en temps réel.

Notre service de gestion d’agenda externalise prend en charge l’organisation de tous vos rendez-vous téléphoniques ou pris en ligne. Pour vous aider à optimiser votre gestion de rendez-vous, BSS a mis au point un système de gestion interactive de vos agendas professionnels à distance qui s'intègre parfaitement à notre service d’accueil téléphoniques et de télésecrétariat externalisé.

Sur demande, nos secrétaires à distance gèrent votre agenda et vos rendez-vous en fonction de votre disponibilité quotidienne, de vos instructions et de vos procédures d’intervention spécifiques. Via une plateforme unique et centralisée et grâce à une architecture technologique de pointe, et multicanale, nous mettons à la disposition de nos partenaires différents services de :

Gestion d’agenda à distance en temps réel de vos rendez-vous pris en ligne ou par téléphone
Gestion des confirmations, reports et annulation de rendez-vous
Envoi automatique de notifications clients/patients par téléphone, mail ou sms
Débordement de standard et transfert de ligne à la demande
Visualisation et accessibilité depuis tous les outils et supports numériques : PC Smartphone, tablette
Organisation des rendez-vous intégrant un système de synchronisation instantané de vos agendas externalisés
Prise de rendez-vous externalisée et internationale grâce à un secrétariat multilingue opérant sur plusieurs canaux de contact
Optimisation de la gestion de vos agendas selon le type de rendez-vous, consultations et interventions avec la possibilité d’ajuster leurs durées, les instructions sur chaque type de rendez-vous et d’intervention
Personnalisation de vos agendas selon vos contraintes professionnelles et vos exigences métier : options de mise en place d’astreintes ponctuelles ou en continu, envoi d’informations, de mails, de sms groupés en cas de besoin.
Possibilité de consulter son historique de rendez-vous à tout moment

Gestion d’agenda à distance : vos bénéfices

Externaliser la gestion de vos agendas auprès d’un prestataire spécialiste des services de télésecrétariat offshore, permet de bénéficier de plusieurs avantages. Confier la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous à notre télésecrétariat multicanal et multilingue vous permettra :

Un gain de temps considérable dans la gestion de votre planning quotidien et de vos rendez-vous
Réduire vos charges et vos dépenses : recrutement et formation du personnel administratif, investissement dans les supports et solutions technologiques de prise de rendez-vous
Une meilleure maitrise de vos budgets de déplacements commerciaux
Une disponibilité constante 24h/24 et 7j/7, pendant les weekends et jours fériés
La possibilité de visualiser et d’accéder à votre agenda externalisé sur plusieurs supports même en déplacement
Une assistance et un support d’utilisation constamment à votre écoute
Un gain d’efficacité en restant concentrés sur votre activité et sur vos tâches à haute valeur ajoutée
Une meilleure gestion des imprévus, urgences, et absence
Un taux de satisfaction client au plus haut grâce à un accueil de qualité
Une meilleure prise en charge des demandes de clients internationaux via un télésecrétariat multilingue
Une flexibilité accrue en externalisant la gestion de votre agenda et de vos rendez-vous au gré de vos besoins et selon votre budget
Une augmentation du taux de rendez-vous honorés
Des tarifs de prestations d’un télésecrétariat offshore avantageux

Une gestion d'agenda externalisée sur mesure

En tant que prestataire expert de l’accueil et du secrétariat téléphonique à distance, BSS vous propose une gestion d’agenda externalisée taillée sur mesure en fonction de vos contraintes professionnelles et de vos spécificités métier. Nos services de gestion d’agenda téléphonique externalisé et de télésecrétariat à distance s’adaptent aux besoins de tous les secteurs d’activité :

Accueil et permanence téléphonique, gestion à distance des rendez-vous patients en ligne pour médecins, professionnels du paramédical
Gestion externalisée de l’agenda des commerciaux terrains et équipes d’intervention pour grandes entreprises, PME ou TPE
Télésecrétariat, astreinte et prise de rendez-vous externalisée pour centres de santé et établissement de santé
Gestion d’agenda externalisée pour avocats, notaires, huissiers de justice
Gestion des rendez-vous et agenda artisans,
Gestion à distance des interventions pour entreprises de dépannage, d’entretien ou de réparation,
Standard et gestion de planning visites à distance pour agences immobilières
Gestion de la planification externalisée des rendez-vous pour les instituts de soins…

Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur nos solutions d’externalisation, de télésecrétariat ou nos services d’accueil téléphonique à distance, ou obtenir un devis personnalisé, n’hésitez pas à nous contacter.